LernPlattform: Datenimport

So speisen Sie die Schul-Daten in die LernPlattform ein

Damit für die Einrichtung der LernPlattform alle Daten vorliegen, müssen Sie diese importieren. Dies funktioniert mit verschiedenen Dateien, hier erläutern wir den Datenimport von FuxSchool und SIP. Es kann ebenfalls aus anderen Systemen wie Indiware, Untis usw. importiert werden. Eine vollständige Übersicht finden Sie im Wiki-Artikel zum Import in FuxNoten.

Vor dem Import: Datenbereitstellung

SIP

Dateityp: .xml

Bereitstellung:
Exportieren der Daten als xml-Datei. Diese muss unter Daten → Import/Export → Export zu einem Stichtag angefordert werden.

Hinweise:
Die Erstellung der Datei kann bis zu 10 Minuten dauern.

FuxSchool

Dateityp: .json

Bereitstellung:
Um im FuxSchool einen Export erstellen zu können, gehen Sie auf „Dateien“ → „Datenabgleich“ → „FuxNoten...“.
Nach der Sicherheitsabfrage und einer eventuellen Datensicherung erstellen Sie mit einem Klick auf "Export zu FuxNoten" die benötigte Datei.
Falls einige Daten nicht ordnungsgemäß geführt sind, erhalten Sie vor dem Export einen Hinweis, um Sie bereinigen zu können.

Hinweise:
Damit die Abbildung korrekt funktioniert muss sichergestellt werden, dass die Unterrichtseinheiten im Programm gepflegt sind (diese können alternativ im Nachhinein manuell angelegt werden).
Es muss Sichergestellt werden, dass FuxSchool mindestens auf die Version 2.94 aktualisiert wurde.
Lehrerkürzel und Namen sollten mit anderen Systemen übereinstimmen.

Ablauf des Imports

Hochladen der Dateien

Zum Import gelangen Sie über Einstellungen → System → Import. Dort können Sie die Import-Dateien in das Browser-Fenster ziehen oder den eingebauten Datei-Explorer verwenden. Falls die Meldung „Ungültige Datei“ erscheint, lässt Ihre Firewall evtl. keinen Upload von FuxSchool-Datein zu. Versuchen Sie in diesem Fall, die Datei als .zip zu verpacken oder laden Sie die Datei aus einem anderen Netzwerk hoch. Wenn die Datei vorliegt, wechseln Sie mit Klick auf „Import“ zur detaillierten Importansicht.

Hinweise:

• Das erneute Hochladen einer Datei mit einem identischen Namen setzt den Stand der Datei zurück
  
• Mit einem Klick auf die Aktion "zurücksetzen" können bereits getroffene Anpassungen zurückgesetzt werden.
  
• Wenn Sie planen aus verschiedenen Programm zu importieren, starten Sie mit dem Verwaltungsprogramm (Schüler, Leher, Klassen) und importieren Sie erst anschließend die Unterrichts-Zuordnung!
• Die Aktion "Import" startet nur die Vorbereitung des Imports. Es werden bis zum Abschluss der Vorbereitung keine Daten im System geschrieben, geändert oder gelöscht.
  
• Das System ist aktuell nicht auf einen wiederholten Datenabgleich eingestellt. Wenn Sie die gleiche Datei zweimal einlesen kann es zu Fehlern in der Datenübernahme kommen. In diesem Fall muss vorher die Datenbank zurückgesetzt werden.

Abgleich der importierten Daten

Die einzelnen Schritte im Programm bieten zusätzlich kleine Infotexte im oberen rechten Bereich.
Mit einem Klick auf die Option "Zurück zum Import" kommen Sie jederzeit wieder in die Dateiübersicht des Importers.
Mit einem Klick auf die Überschriften im Fortschrittsbalken (zB Lehrer oder Schüler) kommen Sie in die Ansicht zurück. Das funktoniert nur mit Bereichen, in denen Sie bereits Anpassungen getätigt haben.

Start

Hier können Grundeinstellungen für den Import geregelt werden.
Standardeinstellungen sind von dem Programm vorgegeben. Die Zeitintervalle können bei Wunsch in den Grundeinstellungen angepasst werden.
Die Auswahl der Import-Art hat folgende Punkte:

• Komplettimport -> Import enthält alle Daten (Lehrer, Schüler, Klassen und Unterrichts-Verteilung)
• Basis-Daten -> Import enthält Grunddaten für Schüler, Klassen und Lehrer
• Unterrichts-Daten -> Import enthält Unterrichtsverteilung (Muss nicht zwingend Schüler enthalten)

Zusätzlich können Sie für jedes Zeitintervall ein Standard-Berechnungsprofil wählen, um eine erste allgemeine Zuordnung für alle importierten Unterrichtseinheiten zu haben.

Für FuxSchool und Indiware Stundenplan sollte generell nur der Sek I Import aktiviert sein, auch wenn die Systeme Sek II Daten enthalten. (Diese werden in dem Fall hier als "ignorieren" mit angezeigt) Diese Funktion ist nur zu Nutzen, wenn FuxSchool oder Indiware entsprechend alle Daten der Sek II liefern (Schüler, Lehrer, Klassen und Kursverteilung) - im Normalfall kommt diese aber von Indiware Abitur.
Exportmöglichkeiten
Sie können vor Ausführen des Imports noch einen Export aller Daten im System vornehmen. Dies ist ein sehr einfacher Excel-Export für alle Klassen und deren Fächer. Kurse werden extra ausgegeben.

Ein Klick auf "Ausführen" bringt Sie zum nächsten Schritt.

Lehrer

Für den Import der Lehrer sehen Sie im oberen Bereich eine Auswertung der in der Import-Datei gefundenen Daten.
In der Tabelle können Sie diese nun sichten und anpassen:

• Ein Klick auf "Import" in der Spalte "Ausführen" setzt einen Datensatz auf "ignorieren". Das bedeutet, dass dieser Lehrer nicht mit Importiert werden würde.
  
• Die Aktion "Aktualisieren" zeigt im System gefundene Lehrer an. Der entsprechende Datensatz aus dem System kann in der Spalte "System" gesehen werden.
  
• Die Aktion "Einfügen" zeigt neue / nicht im System gefundenen Lehrer an. Sollte ein Lehrer nicht gefunden worden sein, obwohl er im System bereits existiert können Sie über den Eintrag in der Spalte "System" diese Zuordnung selbst einfügen.
  

Hinweise:

• Alle über die Spalte "System" zugeordneten Daten überschreiben / aktualisieren die bereits im System bestehenden Daten.
  
• Über die Filteroption "Aktion" können Sie bei vielen Daten die Bearbeitung vereinfachen.
  
• Mit dem Feld "Suche" können Sie spezielle Daten suchen.
  

• Ein Klick auf "Ausführen" bringt Sie zum nächsten Schritt.
  

Schüler

Für den Import der Schüler sehen Sie im oberen Bereich eine Auswertung der in der Import-Datei gefundenen Daten.
In der Tabelle können Sie diese nun sichten und anpassen:

• Ein Klick auf "Import" in der Spalte "Ausführen" setzt einen Datensatz auf "ignorieren". Das bedeutet, dass dieser Schüler nicht mit Importiert werden würde.
  
• Die Aktion "Aktualisieren" zeigt im System gefundene Schüler an. Der entsprechende Datensatz aus dem System kann in der Spalte "System" gesehen werden.
  
• Die Aktion "Einfügen" zeigt neue / nicht im System gefundenen Schüler an. Sollte ein Schüler nicht gefunden worden sein, obwohl er im System bereits existiert können Sie über den Eintrag in der Spalte "System" diese Zuordnung selbst einfügen.
  

Hinweise:

• Alle über die Spalte "System" zugeordneten Daten überschreiben / aktualisieren die bereits im System bestehenden Daten.
  
• Über die Filteroption "Aktion", "Klassenstufe" und "Klasse" können Sie bei vielen Daten die Bearbeitung vereinfachen.
  
• Mit dem Feld "Suche" können Sie spezielle Daten suchen.
  

• Schüler in der Spalte System (also bereits im System bestehende Schüler) werden mit folgendem Schema angezeigt: Name (Jahrgang / Klasse / interne ID)
  
• Prüfen Sie die Nicht-gefundenen Schüler (alle die "Einfügen" haben) um eventuelle Namensänderungen zu übernehmen.
  
• Prüfen Sie die gefundenen Schüler (alle die "Aktualisieren" haben) ob es evtl Zuordnungen mit einer Klassenstufe 0 oder leer gibt - in diesen Fällen gibt es meist Datenmüll im System und es muss der Schüler mit der korrekten Klasse zugewiesen werden -sofern möglich
  
• Am Ende des Importes zeigt das System evtl. einige "Ignorieren" Fälle an, die Sie hier nicht sehen. Dies sind die Daten der Sek II, wenn entschieden wird diese nicht einzulesen.
  

• Ein Klick auf "Ausführen" bringt Sie zum nächsten Schritt.
  

Fächer

Für den Import der Fächer sehen Sie im oberen Bereich eine Auswertung der in der Import-Datei gefundenen Daten.
In der Tabelle können Sie diese nun sichten und anpassen:

• Ein Klick auf "Import" in der Spalte "Ausführen" setzt einen Datensatz auf "ignorieren". Das bedeutet, dass dieser Fächer nicht mit Importiert werden würde.
  
• Die Aktion "Aktualisieren" zeigt im System gefundene Fächer an. Der entsprechende Datensatz aus dem System kann in der Spalte "System" gesehen werden.
  
• Die Aktion "Einfügen" zeigt neue / nicht im System gefundenen Fächer an. Sollte ein Fächer nicht gefunden worden sein, obwohl er im System bereits existiert können Sie über den Eintrag in der Spalte "System" diese Zuordnung selbst einfügen.
  

Hinweise:

• Alle über die Spalte "System" zugeordneten Daten überschreiben / aktualisieren die bereits im System bestehenden Daten.
  
• Über die Filteroption "Aktion" können Sie bei vielen Daten die Bearbeitung vereinfachen.
  
• Mit dem Feld "Suche" können Sie spezielle Daten suchen.
  

• Ein Klick auf "Ausführen" bringt Sie zum nächsten Schritt.
  

Klassen

Dieser Schritt zeigt Ihnen die in der Import-Datei enthaltenen Klassen.
In der Übersicht sehen Sie die entsprechende Schüleranzahl und die der Klasse zugeordneten Unterrichtseinheiten.
Diese können mit einem Klick auf das Auge-Symbol überprüft - aber nicht angepasst werden. Sollte es hier Abweichungen geben, überprüfen Sie bitte die Quelle der Importdatei oder merken Sie sich die nötigen Anpassungen für nach dem Import vor.
Die Klassenlehrer können hier angepasst werden, sollten Daten fehlen oder nicht mehr aktuell sein. Auch in diesem Fall empfehlen wir Ihre Quelle zu prüfen, da es sonst zu Dateninkonsistenz in Ihren Verwaltungsporgrammen kommen kann.

Hinweis für Versetzungsimporte -OHNE- import von Unterrichts-Zuordnungen
Sollten Sie bereits Klassen im System haben können diese hier auch Zugeordnet werden zur Aktualisierung.
Dies ist nur nötig, wenn Sie Teil-Importe machen oder keine neue Unterrichts-Verteilung haben und die alte nach dem Neuimport der Daten anpassen wollen.
In diesem Fall müssen Sie nach dem Import in die Fächerzuordnung und diese über den Button "Aktualisieren" erneuern. Anschließend müssen Kurse neu eingerichtet werden.

Hinweise:

• Über die Filteroption "Klassenstufe" und "Klasse" können Sie bei vielen Daten die Bearbeitung vereinfachen.
  
• Mit dem Feld "Suche" können Sie spezielle Daten suchen. Selbst innerhalb der Sicht-Felder können Daten (zB Schüler) gesucht werden ohne, dass diese aufgeklappt sein müssen.
  

• Ein Klick auf "Ausführen" bringt Sie zum nächsten Schritt.
  

Unterrichtseinheiten

Dieser Schritt zeigt Ihnen die in der Import-Datei enthaltenen Unterrichtseinheiten.
In der Übersicht sehen Sie die entsprechende Schüleranzahl und die der Unterrichtseinheit zugeordneten Klasse(n).
Die Schüler können mit einem Klick auf das Auge-Symbol überprüft - aber nicht angepasst werden. Sollte es hier Abweichungen geben, überprüfen Sie bitte die Quelle der Importdatei oder merken Sie sich die nötigen Anpassungen für nach dem Import vor.

Hinweise:

• Über die Filteroption "Fach", "Lehrer" und "Klasse" können Sie bei vielen Daten die Bearbeitung vereinfachen.
  
• Mit dem Feld "Suche" können Sie spezielle Daten suchen. Selbst innerhalb der Sicht-Felder können Daten (zB Schüler) gesucht werden ohne, dass diese aufgeklappt sein müssen.
  

• Ein Klick auf "Ausführen" bringt Sie zum nächsten Schritt.
  

Damit sind alle Vorbereitungen beendet und Sie können mit dem eigentlichen Import beginnen.

Import und Systembereinigung

Import

Bevor Sie den Import starten bekommen Sie noch einmal eine Übersicht über alle Ihre Einstellungen sowie eine Auswertung über die Neuen, Aktualisierten und Ignorierten Daten der einzelnen Vorbereitungsschritte.
Mit einem Klick auf "bearbeiten" kommen Sie noch einmal in die entsprechende Ansicht und können eventuell vergessene Einstellungen anpassen.

Wenn alle Angaben soweit korrekt sind können Sie über einen Klick auf "Ausführen" den Import starten.
Dies kann je nach Datenmenge eine kleine Weile dauern- solange sich beim Tab im Browser das kleine Symbol dreht ist das System noch am arbeiten.
Nach dem erfolgreichen Import werden Sie automatisch auf die Seite für die Systembereinigung weitergeleitet.

Systembereinigung

In der Systembereinigung sehen Sie nun im System vorhandene Daten ohne Zuordnungen bzw allgemeine Daten, die die Analyse als löschbar gekennzeichnet hat.
Hier können Sie nun entscheiden ob die Daten gelöscht werden sollen oder ob Sie die Daten im System behalten möchten.
Die entsprechenden Daten sind in die Kategorien aufgeteilt.

Wir empfehlen Ihnen die Daten zu sichten und zu entscheiden, was nicht mehr im System benötigt wird und welche Daten eventuell noch von Bedeutung sind.
Im allgemeinen ist es Ratsam alle unverknüpften Daten aus dem System zu entfernen um Datenmüll zu verhindern.

Über die kleinen Symbole (X und Häkchen) in den Überschriften der ersten Tabellenspalte können Sie alle Punkte der Kategorie zum Löschen markieren oder entsprechend ignorieren.
Prüfen Sie die zu löschenden Daten gewissenhaft unter Einbezug Ihrer verschiedenen Quellen und evtl bereits erfolgten Importe!

Klassen und Unterrichtseinheiten die hier gelistet werden sehen manchmal aus wie bestehende Klassen, sind aber die vom letzten Schuljahr.
Diese werden im System nicht mehr verwendet und können gelöscht werden. Ein Indikator dafür ist das angezeigte Jahr - hier meist 2016/2017.

Mit einem Klick auf "Ausführen" starten Sie die Bereinigung und beenden somit auch Ihren Import.

Hinweis:
Sie können den Systembereinigungs-Schritt überspringen in dem Sie "zurück zum Import" klicken. Damit steht der Fortschritt auf 75% - ist also Beendet, nur die Bereinigung fehlt.
Die Systemberenigung kann jederzeit manuell über Einstellungen -> System auf dem Reiter Systembereinigung unter dem Punkt "Veraltete Daten" gestartet werden.

FAQ und Hinweise

• Wenn Sie während des Imports eine weiße Seite bekommen, dann aktualisieren Sie diese. Sie kommen dann zum letzten getätigten Schritt zurück. Die dort getätigten Anpassungen müssen leider wiederholt werden. Ein erneutes Absenden sollte den Fehler aber dann beheben
• Wenn Sie nach dem Import keine Listen mehr aufrufen können sondern nur die Admin-Startseite sehen müssen Sie sich einmal ausloggen und wieder einloggen
• Wenn Sie während des Imports doppelte Zuweisungen haben, dann können Sie auf die Überschrift der ersten Spalte der Anzeige klicken um alle "!" Fälle sortiert zu sehen und entsprechend zu bearbeiten