Versetzung: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 5. Mai 2015, 11:31 Uhr

neue Klassenbezeichnung

neue Schuljahrgänge

mögliche Wiederholer

Der Versetzungsassistent unterstützt Sie bei der Versetzung Ihrer Schüler in die neuen Klassen und Jahrgangsstufen. Mittels dieses Assistenten können Sie komfortabel alle Daten auf ihr neues Schuljahr umstellen. Wenn Sie Ihre Schüler nur in einem Datenbestand führen, können Sie sofort mit der Versetzung beginnen. Führen Sie Ihre Schhüler in mehreren Datenbeständen/Schuljahren, so sollten Sie vorher ein neues Schuljahr anlegen und in dieses wechseln.

Sie werden mit diesem Assistenten in mehreren Teilschritten zur Durchführung der Versetzung geführt. Jeder Teilschritt muss fehlerfrei absolviert werden, damit der nächstfolgende Schritt ausgeführt werden kann.

Hinweis: Zur Vorbereitung der Versetzung wird empfohlen, eine Datensicherung vor dem Start des Versetzungsassistenten durchzuführen. Darüber hinaus müssen im Netzbetrieb alle anderen Benutzer das Programm beenden.

Sie starten die Versetzung über "Assistenten" → "Versetzungsassistent...".

Tipp: Prüfen Sie ob bereits ein Laufbahneintrag für das aktuelle Schuljahr besteht, damit es keine Doppeleinträge gibt. Sie können den Laufbahneintrag über den Laufbahnassistenten auch außerhalb der Versetzung durchführen.

1. Zunächst wird überprüft, ob für die Tabellen "Schüler", "Klassen" und "Einrichtungsdaten" alleiniger Zugriff besteht. Aufgetretene Fehler werden mit roter Schrift angezeigt und müssen beseitigt werden, bevor man zum nächsten Schritt durch Klicken auf die Schaltfläche "Weiter" gehen kann.

2. Prüfen Sie im nächsten Schritt Ihre Einrichtungsdaten. Sie können direkt im Versetzungsassistenten auf die Schaltfläche klicken und im rot umrandeten Feld den fehlenden Wert eintragen. Anschließend müssen Sie auf die Schaltfläche "Daten neu prüfen" klicken. Wenn die Eingabe zulässig ist, verschwindet die rot geschriebene Fehlermeldung und durch Anklicken der Schaltfläche "Weiter" kann zum nächsten Schritt gegangen werden.

3. Prüfen Sie die Konsistenz der jetzigen Klassenbezeichnung und der Kommenden. Auch Groß- und Kleinschreibung ist hier wichtig und führt zu unterschiedlichen Klassenzuordnungen. (Klasse "1a" ist nicht das Selbe wie Klasse "1A" oder Klasse "1 a"). Abgangsklassen werden mit einem A wie Archiv versehen. Sind alle Daten soweit korrekt, klicken Sie zunächst auf "Übernehmen...". Zur Bestätigung erhalten Sie die Meldung "Neue Klassen für Versetzung bereitgestellt" → "OK". Und gehen mit "Weiter" nun zum nächsten Schritt.

4. Prüfen Sie ebenfalls die Schuljahrgänge auf Schreibweise aus zwei Zahlen, da dies von der Statistik so vorgeschrieben wird (gilt NICHT für Mecklenburg-Vorpommern!). Sollte auch das korrekt sein, gehen Sie wieder auf „"Übernehmen...".

Hinweis: Der Schuljahrgang entspricht für gewöhnlich der Klassenstufe und ist unabhängig von den Schulbesuchsjahren.

5. Geben Sie das Datum der Versetzung mit 4-stelliger Jahreszahl ein. Dieses Datum muss NICHT dem Abgangsdatum des Endjahrgangs entsprechen.

6. Tragen Sie nun Ihrer Wiederholer ein. An dieser Stelle können Sie unter "NEU" auch direkt die neue Klasse einstellen. Sollte der Schüler beispielsweise aus einer Klasse 2A in der Klasse 2B wiederholen, tragen Sie dies hier ein, da standardmäßig nur das Klassenjahr reduziert wird aber die Untergruppe gleich bleibt. Auch Abgängern, die außerhalb des Endjahrgangs an eine andere Schule wechseln, können Sie ein Abgangsdatum zuordnen. Dies ist später für die Archivierung der Schüler notwendig. Wenn Sie die Versetzung durchgeführt haben, geben Sie das neue Schuljahr ein. Und bestätigen die Versetzung mit "OK".

Mit dem folgenden Hinweisfenster werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass Sie in der Tabelle für einzelne Schüler noch Werte nachtragen können, bevor die Versetzung durchgeführt wird.

Die jetzt in der Tabelle nachgetragenen Werte werden in die Schülerdaten übernommen und bei der Versetzung berücksichtigt, indem die Werte aus den Spalten „Klasse NEU“. und „Stufe NEU“ zu den jeweiligen Schülern übertragen werden.

Die Eintragung der Wiederholungen und des Abgangsdatums muss nicht in dieser Tabelle erfolgen. Da es sich ohnehin nur um wenige Schüler handelt, kann man diese Werte ebenso gut nach der Versetzung direkt bei den entsprechenden Schülern eingeben. Ist das Häkchen bei „Abgangsdatum vor der Versetzung prüfen“ gesetzt, bewirkt das, dass alle Schüler deren Datumseintrag im Feld „Abgang“ vor dem Versetzungsdatum liegt, nicht versetzt werden. Sind alle Einträge und Einstellungen gemacht, werden alle Daten der Versetzungstabelle mit dem Klick auf die Schaltfläche „Versetzung durchführen“ in die Schülerdaten geschrieben und die Versetzung ist damit durchgeführt.

Mit Klick auf die Schaltfläche „Ende“ beenden Sie den Versetzungsassistenten.

Im Nachgang können Sie dann noch die abgegangenen Schüler archivieren.